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¿Cuántos registros de la caseta están completos para la auditoría y cuánto ahorra el pre-registro?

La revisión de certificación se acerca y el control de accesos sigue en la libreta de la caseta o en un Excel que alguien consolida. Lo que se pidió fue concreto: un folio automático, una pantalla de pre-registro y vincularlo con el Excel que ya se lleva. Mientras tanto, cuántos registros del mes están completos se sabe el día de la revisión, contando a mano. Aquí sale la cuenta con tus cifras.

Cómo se hace hoy

Cada visitante y cada transportista se anota en la libreta de la caseta, o en un Excel que alguien consolida al final del turno: fecha, hora de entrada, nombre, empresa, a quién visita o qué trae.
La fotografía se toma en otro aparato y no queda ligada al registro; la hora de salida la anota quien se acuerda; la identificación o las placas se apuntan cuando hay tiempo.
El día de la revisión se cuentan a mano cuáles registros tienen todo —foto, salida, identificación— y el faltante aparece cuando ya no hay mes para completarlo.

Calcula cuántos registros están listos para la auditoría

Cambia las cifras del ejemplo por las tuyas: la cuenta se rehace al teclear. Nada de lo que escribes sale de tu navegador.

Registros del mes Visitantes y transportistas que pasaron por la caseta en el mes, un renglón por entrada.

Sin fotografía Registros a los que no se les ligó fotografía, les falte lo que les falte además.

Sin hora de salida De los que sí tienen fotografía, los que se quedaron sin hora de salida.

Sin identificación De los que tienen fotografía y salida, los que no traen identificación ni placas.

Pre-registrados Registros que el anfitrión avisó antes de que la persona llegara a la caseta.

Minutos en caseta sin pre-registro Promedio de lo que tarda una entrada cuando la caseta captura todo desde cero.

Minutos en caseta con pre-registro Promedio cuando los datos ya estaban y en caseta solo se toma la fotografía y la hora.

Resultados

Registros incompletos 474

Registros auditables 1,386

Auditables sobre el mes 74.5 %

Pre-registrados 940

Pre-registro sobre el mes 50.5 %

Minutos que ahorra el pre-registro 2,300 min

En horas de caseta 38.3 h

Estatus para la revisión Faltan 474 registros por completar antes de la revisión

Ejemplo precargado con datos inventados.

La cuenta

Incompletos = sin fotografía + sin hora de salida + sin identificación. Con el ejemplo: 158 + 272 + 44 = 474 registros. Cada registro cuenta una sola vez, en la primera causa que aplica, así que las tres cifras no se traslapan.
Auditables = registros − incompletos: 1 860 − 474 = 1 386; sobre el mes, 1 386 / 1 860 = 0.745 → 74.5 %.
Pre-registro = pre-registrados / registros: 940 / 1 860 = 0.505 → 50.5 %.
Minutos ahorrados si todos se pre-registraran = (registros − pre-registrados) × (minutos sin pre-registro − minutos con): (1 860 − 940) × (4 − 1.5) = 920 × 2.5 = 2 300 min = 38.3 h.
Con 0 sin hora de salida: 158 + 0 + 44 = 202 incompletos, 1 658 auditables y 89.1 %. Los auditables no bajan de cero: si las causas suman más que los registros, la cuenta dice 0.

Supuestos y de dónde sale la regla

La regla es la del prospecto, no de un libro: un registro sirve para la revisión de certificación cuando trae fotografía, hora de salida e identificación —o placas, si es transportista—, y el pre-registro existe para que la caseta no capture desde cero lo que el anfitrión ya sabía. Es aritmética sobre esa regla; la página no dice qué exige ninguna certificación.
Cada registro cuenta en la primera causa que aplica: primero fotografía, luego hora de salida, luego identificación. Un registro sin foto y sin salida cuenta una sola vez, en «sin fotografía»; lo demás que le falte no suma.
Los minutos en caseta son promedios que tú escribes: lo que tarda una entrada capturando todo y lo que tarda cuando los datos ya estaban. El ahorro es (registros − pre-registrados) × (minutos sin − minutos con) y nunca es negativo: si el pre-registro tardara más, la cuenta dice 0.
Con cero registros no hay mes que medir —dividir entre cero no da un número— y los dos porcentajes y el estatus lo dicen con texto.

Descarga la plantilla

Una hoja de cálculo con cinco pestañas y datos de ejemplo a escala de una planta con caseta: 1 860 registros de un mes con folio consecutivo automático, único para visitantes y transportistas. Llénala con lo tuyo o dásela a tu IA como punto de partida.

Visitantes — folio, fecha, hora de entrada, hora de salida, nombre, identificación, empresa, a quién visita, fotografía y pre-registrado; nombres inventados, marcados como ejemplo.
Transportistas — folio, fecha, entrada, salida, operador, placas, transportista, orden o remisión, sello y fotografía.
Pre-registro — fecha, visitante, empresa, anfitrión y quién autorizó: lo que el anfitrión avisó antes de la llegada.
Auditoría — folio, ¿foto?, ¿salida?, ¿identificación?, causa y ¿auditable?: una causa por folio; reproduce las cifras del ejemplo.
Resumen — mes, registros, auditables, porcentaje, pre-registrados y minutos ahorrados.

Descargar plantilla (.xlsx)

Descarga directa, sin correo ni formulario. Datos inventados, a escala de una planta con caseta.

Lo que cambia

El control de accesos se pidió retomar con urgencia porque la revisión de certificación estaba cerca, y la lista de pendientes era concreta: folio automático, pantalla de pre-registro, vincular con el Excel. Mientras llegaba, la caseta siguió en la libreta y el conteo se hizo el día de la revisión.

La auditoría no pregunta cuántos entraron sino cuántos registros están completos. Con el folio consecutivo y las tres columnas que faltan a la vista, el 25 % que falta se ve un mes antes, no el día de la revisión: 474 por completar, 1 386 listos y 38.3 horas de caseta que el pre-registro devuelve.

De aquí a tenerlo funcionando

¿Reconoces el problema? Es el tuyo, no un ejemplo de manual.
Sabes cómo resolverlo. Lo que no tienes son las herramientas para hacerlo.
Solo platica con tu IA.
Dile qué archivos consumir —la libreta de la caseta pasada a Excel, el pre-registro que manda el anfitrión— y qué debe traer un registro completo; tu IA lo construye.
Quedan las tablas donde la caseta captura con folio consecutivo, el pre-registro que llena el anfitrión y el panel donde se ve qué registros están completos y cuáles no, por causa.
Y el conteo para la auditoría sale un mes antes, compartido con quien debe verlo.
No es otra IA ni otro chat: es lo que queda después del chat.

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Preguntas

¿Por qué un registro sin fotografía y sin hora de salida cuenta una sola vez?

Porque cada registro cuenta en la primera causa que aplica: primero fotografía, luego hora de salida, luego identificación. Así los incompletos suman sin traslapes y nunca pasan de los registros que hay. Cuando se le liga la foto, el registro sale de esa causa y, si le sigue faltando algo, aparece en la siguiente; la hoja de auditoría muestra una sola causa por folio.

¿Qué es un registro auditable?

El que trae lo que la revisión de certificación va a pedir: fotografía ligada al folio, hora de entrada y de salida, e identificación —tipo y últimos dígitos en visitantes, placas en transportistas—. El folio consecutivo automático, único para visitantes y transportistas, es lo que permite revisar que no falte ni sobre ninguno: sin huecos ni duplicados, en orden de entrada. La página cuenta con esa regla; no dice qué exige ninguna certificación.

¿De dónde sale el ahorro del pre-registro?

De la diferencia de minutos en caseta: una entrada capturada desde cero contra una en la que el anfitrión ya avisó nombre, empresa y a quién visita, y en caseta solo se toma la fotografía y la hora. El ahorro es esa diferencia por cada registro que hoy no viene pre-registrado —los que sí, ya lo ahorraron—, en minutos y en horas. Los dos promedios los escribes tú y el ahorro nunca sale negativo.